Data Master: Item

Item adalah produk atau material utama yang dicatat stoknya. Transaksi, report, minimum stock, dan informasi harga bergantung pada data master item.

Lokasi Menu dan Akses

Buka Master Data -> Item. Aksi create, update, delete, import, dan field harga bergantung pada permission role dan company settings.

Field

Field	Arti	Catatan
Code	Identitas unik item.	Penting untuk search, import, dan API.
Name	Nama produk atau material.	Gunakan nama yang dikenal user gudang.
UPC/EAN	Barcode atau identifier produk, opsional.	Berguna jika perusahaan mencari item dengan barcode.
Description	Deskripsi item.	Isi spesifikasi atau catatan operasional jika berguna.
Item Category	Kelompok item.	Harus tersedia sebelum dipilih.
Unit of Measure	Unit hitung default.	Pastikan UOM benar sebelum transaksi dimulai.
Default Cost	Harga acuan.	Muncul hanya jika pricing aktif dan user punya akses harga.
Minimum Quantity	Batas minimum stok untuk mode union.	Tergantung mode minimum stock perusahaan.
Is Active	Menentukan apakah item bisa dipilih.	Nonaktifkan item lama yang tidak boleh dipakai lagi.
Enter initial stock now?	Shortcut opening stock saat create item.	Membutuhkan warehouse, stock date, opening quantity, dan adjustment numbering aktif.

Jika Item Form memiliki selected custom fields, field tersebut muncul di create/update item. Custom field mandatory harus diisi sebelum save.

Contoh Operasional Item

Master item sebaiknya membantu transaksi harian, bukan hanya menyimpan nama barang. Custom field yang disarankan bergantung pada jenis item yang dikelola.

Skenario Item	Custom Field Item yang Disarankan	Manfaat
Picking berbasis barcode	Barcode Note, Alternate Code, Scan Instruction.	Membantu user menemukan dan scan item yang benar.
Barang sensitif batch	Batch Required, Expiry Control, Storage Rule.	Mengingatkan user untuk mencatat konteks batch/expiry di transaksi.
Item dengan minimum stock	Reorder PIC, Preferred Supplier, Reorder Note.	Membuat tindak lanjut stok rendah lebih jelas.
Item sensitif harga	Cost Owner, Price Review Date, Purchase Reference.	Membantu maintenance harga saat pricing aktif.
Spare part teknis	Brand, Model, Machine, Specification.	Mencegah salah pilih part yang mirip.

Field ini adalah rekomendasi. Field hanya muncul jika administrator membuatnya di Custom Fields dan menempatkannya ke Item Form.

Membuat Item

1. Buka Master Data -> Item.
2. Pilih Create Item.
3. Isi code, name, category, dan unit of measure.
4. Isi default cost jika pricing aktif dan Anda punya akses edit price.
5. Atur minimum quantity jika perusahaan memakai minimum stock union.
6. Gunakan Enter initial stock now? hanya jika ingin KartuStok membuat opening stock melalui flow adjustment.
7. Simpan dan pastikan item muncul di list.

Update Item

Buka item dari list. Ubah field deskriptif sesuai kebutuhan. Halaman update juga menampilkan stock history dengan kolom seperti Created At, Document No, Transaction Date, Category, Warehouse, Quantity, dan Created By.

Hati-hati mengubah UOM setelah item memiliki transaksi karena user dapat membaca histori quantity memakai konteks unit lama.

UOM Conversion

Update item dapat mengatur konversi UOM tambahan untuk item tersebut. Gunakan saat UOM dasar berbeda dari unit yang kadang dipakai user saat transaksi.

Contoh: item memiliki UOM dasar PCS, tetapi user kadang menerima barang dalam CTN. Tambahkan conversion UOM dan conversion quantity agar line transaksi dapat menghitung quantity stok secara konsisten.

Aturan penting:

1. Jaga UOM dasar tetap stabil setelah transaksi dimulai.
2. Tambahkan conversion hanya untuk unit yang benar-benar dipakai user.
3. Test satu receipt atau issue setelah menambah conversion supaya perilaku quantity dipahami.
4. Jika item sudah memiliki conversion, perubahan UOM dasar dapat ditolak.

Perilaku Harga

Default Cost disalin sebagai referensi saat unit price transaksi diisi. Perubahan Default Cost tidak menghitung ulang harga transaksi lama.

Masalah Umum

Masalah	Perbaikan
Default Cost tidak muncul	Cek Enable Price dan permission harga.
Item tidak bisa dipilih di transaksi	Pastikan item aktif dan data master wajib tersedia.
Import item gagal	Pastikan category, UOM, dan code wajib tersedia.
Initial stock tidak bisa disimpan	Cek warehouse, stock date, quantity, dan adjustment document numbering.
Quantity UOM terlihat salah	Review setup UOM conversion item dan UOM yang dipilih pada line transaksi.