Company Settings
Pengaturan perusahaan mengatur perilaku default KartuStok untuk seluruh pengguna dalam perusahaan. Tinjau halaman ini sebelum data master dan transaksi mulai dipakai.
Lokasi Menu dan Akses
Buka Manage -> Settings. Role pengguna harus memiliki akses untuk melihat atau memperbarui settings.
Pengaturan Penting
| Setting | Fungsi | Catatan |
|---|---|---|
| Company identity | Nama dan profil perusahaan. | Dipakai di aplikasi dan dokumen cetak. |
| Default Search | Preferensi pencarian item. | Pilih field yang paling dikenal user. |
| Show Quantity System | Menampilkan stok sistem saat memilih item. | Berguna untuk staf gudang. |
| Enable Warehouse Grouping | Mengaktifkan struktur lokasi stok dua level: Warehouse Group -> Location. | Gunakan jika perusahaan memiliki cabang, gudang besar, atau banyak area penyimpanan. |
| Aktivasi minimum stok di gudang | Mode minimum stock. | Pilih mode yang sesuai struktur perusahaan: tidak aktif, seluruh perusahaan, per Location, atau per Warehouse Group saat grouping aktif. |
| Enable Price | Mengaktifkan fitur harga. | Default-nya nonaktif untuk perusahaan baru dan lama. |
| Price Decimal | Desimal tampilan harga. | Wajib saat Enable Price aktif. |
Alur Setup
- Konfirmasi nama dan informasi perusahaan.
- Pilih default pencarian item.
- Tentukan apakah quantity sistem ditampilkan.
- Tentukan apakah perusahaan perlu Warehouse Grouping.
- Pilih mode minimum stock.
- Tentukan apakah fitur harga aktif.
- Simpan settings dan minta pengguna lain refresh jika mereka sudah login.
Warehouse Grouping
Aktifkan Warehouse Grouping jika perusahaan membutuhkan struktur induk gudang. Saat grouping aktif, KartuStok memakai dua level:
| Level | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| Warehouse Group | Cabang, site, gudang besar, atau area operasional. | Cabang Bandung, Main DC, Area Produksi. |
| Location | Titik stok detail di dalam group. | Main Storage, Return Area, Staging Area. |
Jika Warehouse Grouping tidak aktif, pengguna bekerja dengan satu daftar location sederhana. Jika aktif, transaksi dan filter laporan dapat meminta pengguna memilih Warehouse Group lebih dulu, lalu Location di dalamnya.
Penting: Putuskan ini sebelum banyak melakukan impor warehouse, membuat transaksi, atau mengatur minimum stock. Mengubah struktur belakangan dapat membuat penamaan group dan location lama membingungkan pengguna.
Warehouse Grouping juga memengaruhi opsi minimum stock. Saat grouping aktif, KartuStok bisa mencatat minimum stock di level Location detail atau di level induk Warehouse Group.
Contoh Setup: Gudang Sederhana
Untuk perusahaan yang hanya mencatat stok masuk dan keluar tanpa menampilkan harga kepada staf:
| Keputusan | Setting yang Disarankan | Dampak Operasional |
|---|---|---|
| Search berdasarkan kode | Set Default Search ke item code jika label gudang memakai kode. | Pengguna lebih cepat menemukan item saat transaksi. |
| Tampilkan stok tersedia | Aktifkan Show Quantity System jika staf perlu melihat stok. | Staf bisa menghindari pengeluaran barang melebihi stok. |
| Minimum stock per gudang | Gunakan mode warehouse atau Location yang sesuai struktur perusahaan jika tiap gudang atau Location punya reorder point berbeda. | Warehouse Minimum Stock menjadi report kontrol. |
| Sembunyikan harga dari staf | Biarkan Enable Price nonaktif, atau aktifkan hanya untuk role terbatas. | Pengguna transaksi bisa bekerja hanya dengan quantity. |
Jika owner atau finance membutuhkan visibilitas nilai dasar, aktifkan Enable Price, isi Price Decimal, lalu batasi row Price di Roles & Permissions.
Penting: Mengaktifkan fitur harga di perusahaan saja belum cukup. Field harga tetap tersembunyi sampai role pengguna juga mengizinkan permission Price yang sesuai.
Mode Minimum Stock
| Mode | Digunakan Saat |
|---|---|
| Inactive | Perusahaan tidak memakai minimum stock. |
| Union | Setiap item punya satu target minimum perusahaan. Ini menampilkan report Minimum Stock. |
| By Warehouse / Per Warehouse | Target minimum berbeda per gudang. Saat Warehouse Grouping aktif, ini berarti minimum stock di level Warehouse Group. Ini menampilkan report Warehouse Minimum Stock. |
| By Locator / Per Locator | Tersedia saat Warehouse Grouping aktif. Gunakan jika setiap Location detail di dalam Warehouse Group perlu target minimum berbeda. Ini menampilkan report Warehouse Minimum Stock. |
Pilih mode sebelum import minimum stock karena format dan report bergantung pada mode ini.
Alur Minimum Stock Notification
Kontrol minimum stock terdiri dari tiga bagian:
- Pilih mode minimum stock company di Settings.
- Isi minimum quantity item atau import minimum stock sesuai mode yang dipilih.
- Atur penerima notifikasi dan isi email jika perusahaan memakai email notification.
Gunakan laporan Minimum Stock atau Warehouse Minimum Stock untuk meninjau item yang sedang rendah stok. Email notification membantu memberi alert, tetapi laporan tetap menjadi tempat utama untuk memverifikasi kondisi saat ini.
Jika email notification dipakai, pastikan penerima adalah orang yang bisa melakukan reorder, transfer, atau investigasi stok. Tinjau Email Template jika isi notifikasi perlu instruksi khusus perusahaan.
Pricing Setting
Harga membutuhkan dua gate: Enable Price aktif dan role user memiliki permission harga di Roles & Permissions. Jika salah satu tidak terpenuhi, field harga tetap disembunyikan.
Masalah Umum
| Masalah | Perbaikan |
|---|---|
| Price Decimal tidak bisa disimpan | Isi angka saat Enable Price aktif. |
| Pengguna bingung saat memilih warehouse | Cek apakah Warehouse Grouping aktif dan pastikan master data memakai nama group dan location yang jelas. |
| Minimum stock report tidak sesuai | Cek mode minimum stock yang dipilih. |
| Pengguna melihat setting lama | Minta pengguna refresh atau login ulang. |